Pemerintah Provinsi Bali
Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olahraga
SMK Negeri 1 Mas Ubud
Jalan Ambarwati No. 1, Desa Mas, Kecamatan Ubud, Kabupaten Gianyar, Bali (80571)
Website: www.smkn1mas.sch.id | Email: smkn1masubud@gmail.com
Standar Operasional Prosedur (SOP)
SOP PENGADAAN MELALUI SIPLAH
Nomor: B.10.400.3/4507/SMKN 1 Mas Ubud/Dikpora
| Nomor SOP | B.10.400.3/4507/SMKN 1 Mas Ubud/Dikpora |
| Tanggal Berlaku | 15 Januari 2026 |
| Unit Pelaksana | Kepala Sekolah/Tim BOSP/Bendahara/PBJ |
| Penanggung Jawab | Kepala Sekolah (I Komang Purwata, S.Pd., M.Pd.) |
| Pelaksana Utama | Pelaksana PBJ |
| Output Utama | Pesanan, invoice, bukti penerimaan/pembayaran |
| Dasar Hukum | Permendikdasmen 8/2026; Permendagri 3/2023; PP 60/2008; Pergub Bali 31/2025; serta ketentuan daerah/teknis yang berlaku. |
A Tujuan
Menjamin proses pengadaan melalui siplah berlangsung tertib, patuh, terdokumentasi, dapat ditelusuri, dan menghasilkan bukti yang memadai untuk pertanggungjawaban serta pemeriksaan.
B Ruang Lingkup
Berlaku untuk seluruh transaksi BOSP yang relevan dengan SOP ini pada satuan pendidikan.
C Input dan Dokumen Persyaratan
RKAS + spesifikasi RKAS/ARKAS yang berlaku Bukti transaksi/dokumen pendukung sesuai proses Ketentuan teknis pemerintah daerah dan regulasi terkait
D Prosedur Pelaksanaan
| No | Tahapan Prosedur | Pelaksana / PIC | Persyaratan / Kelengkapan | Waktu | Output |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Pastikan kebutuhan ada dalam RKAS | Kepala Sekolah, Bendahara, Operator ARKAS, dan Penanggung Jawab Kegiatan | RKAS/ARKAS yang telah disahkan, usulan kebutuhan, spesifikasi barang/jasa, ketersediaan anggaran | Sebelum proses pengadaan dilakukan | Kebutuhan terverifikasi dan sesuai RKAS/ARKAS |
| 2 | Cari dan bandingkan penawaran | Penanggung Jawab Kegiatan/Tim Pengadaan | Spesifikasi barang/jasa, daftar calon penyedia, penawaran/quotation, informasi harga | Setelah kebutuhan dinyatakan sesuai RKAS | Perbandingan harga dan spesifikasi dari calon penyedia |
| 3 | Pilih penyedia | Kepala Sekolah/Pejabat yang diberi kewenangan dan Tim Pengadaan | Hasil perbandingan penawaran, spesifikasi, harga, kualitas, dan informasi penyedia | Setelah penawaran dibandingkan | Penyedia yang ditetapkan berdasarkan hasil evaluasi |
| 4 | Buat pesanan | Penanggung Jawab Kegiatan/Tim Pengadaan | Penyedia terpilih, rincian barang/jasa, jumlah, spesifikasi, harga dan waktu pengiriman | Setelah penyedia ditetapkan | Surat pesanan/order atau dokumen pemesanan |
| 5 | Terima dan periksa | Penanggung Jawab Kegiatan/Petugas Penerima Barang | Surat pesanan, surat jalan, faktur/nota, barang/jasa yang dikirim | Saat barang/jasa diterima | Barang/jasa diterima dan diperiksa sesuai pesanan |
| 6 | Pastikan status transaksi dan dokumen | Bendahara, Penanggung Jawab Kegiatan, Kepala Sekolah sesuai kewenangan | Faktur/nota, kuitansi, bukti pembayaran/transfer, dokumen penerimaan, berita acara bila diperlukan, dokumen pajak bila ada | Setelah barang/jasa diterima dan diverifikasi | Transaksi selesai dan dokumen pertanggungjawaban lengkap |
| 7 | Catat/petakan pada ARKAS | Bendahara dan Operator ARKAS | RKAS/ARKAS, dokumen transaksi, bukti pembayaran, dokumen penerimaan | Setelah transaksi dan dokumen dinyatakan lengkap | Realisasi belanja tercatat dan terpetakan pada ARKAS |
| 8 | Arsipkan | Bendahara/Pengelola Administrasi/Arsip | Seluruh dokumen pengadaan dan pertanggungjawaban | Setelah seluruh proses transaksi selesai | Arsip/SPJ lengkap, tertata, dan mudah ditelusuri |
E Diagram Alir (Flowchart)
Perbesar Diagram
graph TD
Start([Mulai]) --> Step1
Step1["<b>Langkah 1: Pastikan kebutuhan ada dalam RKAS</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah</small>"] --> Step2
Step2["<b>Langkah 2: Cari dan bandingkan penawaran</b><br/><small>PIC: Penanggung Jawab Kegiatan/Tim Pengadaan</small>"] --> Step3
Step3["<b>Langkah 3: Pilih penyedia</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah/Pejabat yang diberi kewenangan dan Tim Pengadaan</small>"] --> Step4
Step4["<b>Langkah 4: Buat pesanan</b><br/><small>PIC: Penanggung Jawab Kegiatan/Tim Pengadaan</small>"] --> Step5
Step5["<b>Langkah 5: Terima dan periksa</b><br/><small>PIC: Penanggung Jawab Kegiatan/Petugas Penerima Barang</small>"] --> Step6
Step6["<b>Langkah 6: Pastikan status transaksi dan dokumen</b><br/><small>PIC: Bendahara</small>"] --> Step7
Step7["<b>Langkah 7: Catat/petakan pada ARKAS</b><br/><small>PIC: Bendahara dan Operator ARKAS</small>"] --> Step8
Step8["<b>Langkah 8: Arsipkan</b><br/><small>PIC: Bendahara/Pengelola Administrasi/Arsip</small>"] --> GateAudit
GateAudit{"<b>Uji Titik Pengendalian Intern (SPIP)</b><br/>Semua bukti terpenuhi?"}
GateAudit -- Ya --> SignNode["<b>Pengesahan & Otorisasi Resmi</b><br/><small>Kepala Sekolah & Bendahara</small>"]
GateAudit -- Tidak --> ReviseNode["<b>Revisi & Lengkapi Dokumen</b>"] --> Step1
SignNode --> FinishNode([<b>Selesai & Arsip Digital Tertib</b>])
F Titik Pengendalian / Audit Intern (SPIP)
| No | Titik Pengendalian / Kontrol | Bukti yang Diuji | Risiko yang Dikendalikan |
|---|---|---|---|
| 1 | Kesesuaian dengan RKAS/ARKAS | Kertas kerja/RKAS dan transaksi | |
| 2 | Otorisasi | Persetujuan/tanda tangan/log sistem | |
| 3 | Keterjadian transaksi | Barang/jasa, BAST, dokumentasi kegiatan | |
| 4 | Kewajaran nilai | Invoice dan pembanding/standar biaya bila relevan | |
| 5 | Pajak | Bukti potong/setor bila terutang | |
| 6 | Pencatatan | BKU/buku pembantu/ARKAS | |
| 7 | Arsip | Register dan paket dokumen transaksi |
G Lembar Pengesahan Resmi
Disusun Oleh:
Ketua Tim SPMI
[Tertanda]
Ni Wayan Martini, S.Pd, M.Pd
NIP. 19810427 200604 2 020
Tanggal: 09 Januari 2026
Diperiksa Oleh:
Bendahara BOSP
[Tertanda]
Dewa Ayu Pramitasari, A.Md
NIP. 19880102 202012 2 003
Tanggal: 14 Januari 2026
Disahkan Oleh:
Kepala Satuan Pendidikan
[Tanda Tangan & Cap Sekolah]
I Komang Purwata, S.Pd., M.Pd.
NIP. 19861216 200903 1 004
Tanggal: 15 Januari 2026