Visual Workflow Architecture
Diagram Alir Logika: SOP MANAJEMEN ARSIP DAN AUDIT TRAIL BOSP
SMK Negeri 1 Mas Ubud • Nomor: B.10.400.3/4519/SMKN 1 Mas Ubud/Dikpora
graph TD
Start([Mulai]) --> Step1
Step1["<b>Langkah 1: Klasifikasikan Dokumen BOSP</b><br/><small>PIC: Bendahara BOSP</small>"] --> Step2
Step2["<b>Langkah 2: Beri Nomor dan Indeks Arsip</b><br/><small>PIC: Bendahara BOSP / Pengelola Arsip</small>"] --> Step3
Step3["<b>Langkah 3: Simpan Fisik dan Digital (Dual Repository)</b><br/><small>PIC: Pengelola Arsip</small>"] --> Step4
Step4["<b>Langkah 4: Batasi Hak Akses dan Pengamanan Data</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah / Penanggung Jawab BOSP</small>"] --> Step5
Step5["<b>Langkah 5: Pencadangan (Backup) Digital Berkala</b><br/><small>PIC: Bendahara BOSP / Operator Sekolah / Pengelola TI</small>"] --> Step6
Step6["<b>Langkah 6: Siapkan Paket Dokumen Pemeriksaan (Audit Trail)</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah</small>"] --> Step7
Step7["<b>Langkah 7: Retensi dan Pemeliharaan Arsip Sesuai Regulasi</b><br/><small>PIC: Kepala Sekolah / Pengelola Arsip</small>"] --> GateAudit
GateAudit{"<b>Uji Titik Pengendalian Intern (SPIP)</b><br/>Semua bukti terpenuhi?"}
GateAudit -- Ya --> SignNode["<b>Pengesahan & Otorisasi Resmi</b><br/><small>Kepala Sekolah & Bendahara</small>"]
GateAudit -- Tidak --> ReviseNode["<b>Revisi & Lengkapi Dokumen</b>"] --> Step1
SignNode --> FinishNode([<b>Selesai & Arsip Digital Tertib</b>])
Daftar Urutan Langkah Alur Kerja
1
Klasifikasikan Dokumen BOSP
PIC: Bendahara BOSP, Pengelola Arsip, Ketua Tim SPMI • Waktu: Setiap dokumen diterima dan maksimal 1 hari setelah dokumen lengkap
Output: Dokumen terklasifikasi berdasarkan jenis belanja, sumber dana, periode triwulan, dan nomor urut SPJ
2
Beri Nomor dan Indeks Arsip
PIC: Bendahara BOSP / Pengelola Arsip • Waktu: Maksimal 1 hari setelah klasifikasi
Output: Dokumen memiliki nomor dan indeks unik yang terhubung dengan BKU serta mudah ditelusuri
3
Simpan Fisik dan Digital (Dual Repository)
PIC: Pengelola Arsip, Bendahara BOSP, Operator Sistem • Waktu: Setelah dokumen diverifikasi dan diindeks
Output: Arsip fisik tersusun rapi di ruang arsip dan salinan digital tersimpan di server portal arsip digital sekolah
4
Batasi Hak Akses dan Pengamanan Data
PIC: Kepala Sekolah / Penanggung Jawab BOSP • Waktu: Selama dokumen dan data tersimpan
Output: Akses dokumen BOSP terlindungi dari manipulasi, kerusakan, dan kebocoran data
5
Pencadangan (Backup) Digital Berkala
PIC: Bendahara BOSP / Operator Sekolah / Pengelola TI • Waktu: Berkala setiap akhir bulan dan setelah perubahan data penting
Output: Tersedia salinan cadangan berkala yang teruji siap dipulihkan (disaster recovery ready)
6
Siapkan Paket Dokumen Pemeriksaan (Audit Trail)
PIC: Kepala Sekolah, Bendahara BOSP, Tim Pemeriksa Internal/Eksternal • Waktu: Sebelum pemeriksaan dan sesuai permintaan tim pemeriksa
Output: Paket audit trail BOSP tersusun sistematis, lengkap lampiran, dan dapat ditelusuri dalam hitungan menit
7
Retensi dan Pemeliharaan Arsip Sesuai Regulasi
PIC: Kepala Sekolah / Pengelola Arsip • Waktu: Sesuai ketentuan retensi dokumen pertanggungjawaban keuangan negara
Output: Arsip terpelihara dengan aman sampai batas retensi kedaluwarsa sesuai ketentuan hukum