Pusat Simulasi / Simulasi SOP-20

Mode Simulasi Interaktif Lihat Naskah SOP

SOP-20

Simulasi: SOP MANAJEMEN ARSIP DAN AUDIT TRAIL BOSP

Nomor Dokumen: B.10.400.3/4519/SMKN 1 Mas Ubud/Dikpora

Peran Pelaksana Aktif:

Tahap Simulasi: Langkah 1 dari 9

Langkah 1 dari 7

Klasifikasikan Dokumen BOSP

Estimasi: Setiap dokumen diterima dan maksimal 1 hari setelah dokumen lengkap

Pelaksana / PIC Resmi:

Bendahara BOSP, Pengelola Arsip, Ketua Tim SPMI

Hasil / Output yang Diharapkan:

Dokumen terklasifikasi berdasarkan jenis belanja, sumber dana, periode triwulan, dan nomor urut SPJ

Verifikasi Persyaratan & Kelengkapan Dokumen:

Dokumen dan kelengkapan: Dokumen perencanaan, pelaksanaan, pembukuan, pengadaan SIPLah, pembayaran, pelaporan, dan dokumen pendukung lainnya telah diperiksa dan tersedia lengkap. Telah dikoordinasikan sesuai prosedur dengan pihak berwenang dan siap diverifikasi.

Catatan & Bukti Pelaksanaan Prosedur:

Nomor Registrasi / Kode Bukti:

Catatan Tindakan Pelaksana:

Langkah 2 dari 7

Beri Nomor dan Indeks Arsip

Estimasi: Maksimal 1 hari setelah klasifikasi

Pelaksana / PIC Resmi:

Bendahara BOSP / Pengelola Arsip

Hasil / Output yang Diharapkan:

Dokumen memiliki nomor dan indeks unik yang terhubung dengan BKU serta mudah ditelusuri

Verifikasi Persyaratan & Kelengkapan Dokumen:

Dokumen dan kelengkapan: Buku register dokumen, kode klasifikasi arsip, nomor transaksi SPJ, label map fisik dan metadata folder digital telah diperiksa dan tersedia lengkap. Telah dikoordinasikan sesuai prosedur dengan pihak berwenang dan siap diverifikasi.

Catatan & Bukti Pelaksanaan Prosedur:

Nomor Registrasi / Kode Bukti:

Catatan Tindakan Pelaksana:

Langkah 3 dari 7

Simpan Fisik dan Digital (Dual Repository)

Estimasi: Setelah dokumen diverifikasi dan diindeks

Pelaksana / PIC Resmi:

Pengelola Arsip, Bendahara BOSP, Operator Sistem

Hasil / Output yang Diharapkan:

Arsip fisik tersusun rapi di ruang arsip dan salinan digital tersimpan di server portal arsip digital sekolah

Verifikasi Persyaratan & Kelengkapan Dokumen:

Dokumen dan kelengkapan: Filling cabinet / ordner anti-lembab, struktur folder server sekolah / cloud drive terenkripsi telah diperiksa dan tersedia lengkap. Telah dikoordinasikan sesuai prosedur dengan pihak berwenang dan siap diverifikasi.

Catatan & Bukti Pelaksanaan Prosedur:

Nomor Registrasi / Kode Bukti:

Catatan Tindakan Pelaksana:

Langkah 4 dari 7

Batasi Hak Akses dan Pengamanan Data

Estimasi: Selama dokumen dan data tersimpan

Pelaksana / PIC Resmi:

Kepala Sekolah / Penanggung Jawab BOSP

Hasil / Output yang Diharapkan:

Akses dokumen BOSP terlindungi dari manipulasi, kerusakan, dan kebocoran data

Verifikasi Persyaratan & Kelengkapan Dokumen:

Dokumen dan kelengkapan: Matriks hak akses (role permission), autentikasi password pimpinan/bendahara, kunci pengaman ruang arsip fisik telah diperiksa dan tersedia lengkap. Telah dikoordinasikan sesuai prosedur dengan pihak berwenang dan siap diverifikasi.

Catatan & Bukti Pelaksanaan Prosedur:

Nomor Registrasi / Kode Bukti:

Catatan Tindakan Pelaksana:

Langkah 5 dari 7

Pencadangan (Backup) Digital Berkala

Estimasi: Berkala setiap akhir bulan dan setelah perubahan data penting

Pelaksana / PIC Resmi:

Bendahara BOSP / Operator Sekolah / Pengelola TI

Hasil / Output yang Diharapkan:

Tersedia salinan cadangan berkala yang teruji siap dipulihkan (disaster recovery ready)

Verifikasi Persyaratan & Kelengkapan Dokumen:

Dokumen dan kelengkapan: Media penyimpanan cadangan eksternal (NAS/Cloud Backup), log pencadangan, verifikasi integritas checksum telah diperiksa dan tersedia lengkap. Telah dikoordinasikan sesuai prosedur dengan pihak berwenang dan siap diverifikasi.

Catatan & Bukti Pelaksanaan Prosedur:

Nomor Registrasi / Kode Bukti:

Catatan Tindakan Pelaksana:

Langkah 6 dari 7

Siapkan Paket Dokumen Pemeriksaan (Audit Trail)

Estimasi: Sebelum pemeriksaan dan sesuai permintaan tim pemeriksa

Pelaksana / PIC Resmi:

Kepala Sekolah, Bendahara BOSP, Tim Pemeriksa Internal/Eksternal

Hasil / Output yang Diharapkan:

Paket audit trail BOSP tersusun sistematis, lengkap lampiran, dan dapat ditelusuri dalam hitungan menit

Verifikasi Persyaratan & Kelengkapan Dokumen:

Dokumen dan kelengkapan: RKAS/ARKAS, laporan realisasi, BKU, buku pembantu, kuitansi bukti bayar, faktur/Pajak, BAST, dan foto kegiatan telah diperiksa dan tersedia lengkap. Telah dikoordinasikan sesuai prosedur dengan pihak berwenang dan siap diverifikasi.

Catatan & Bukti Pelaksanaan Prosedur:

Nomor Registrasi / Kode Bukti:

Catatan Tindakan Pelaksana:

Langkah 7 dari 7

Retensi dan Pemeliharaan Arsip Sesuai Regulasi

Estimasi: Sesuai ketentuan retensi dokumen pertanggungjawaban keuangan negara

Pelaksana / PIC Resmi:

Kepala Sekolah / Pengelola Arsip

Hasil / Output yang Diharapkan:

Arsip terpelihara dengan aman sampai batas retensi kedaluwarsa sesuai ketentuan hukum

Verifikasi Persyaratan & Kelengkapan Dokumen:

Dokumen dan kelengkapan: Jadwal Retensi Arsip (JRA) keuangan minimal 5-10 tahun, daftar arsip inaktif, berita acara pemindahan/penyusutan telah diperiksa dan tersedia lengkap. Telah dikoordinasikan sesuai prosedur dengan pihak berwenang dan siap diverifikasi.

Catatan & Bukti Pelaksanaan Prosedur:

Nomor Registrasi / Kode Bukti:

Catatan Tindakan Pelaksana:

Tahap Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)

Uji Kepatuhan Titik Kendali & Mitigasi Risiko

Centang seluruh bukti yang telah diuji untuk memastikan transaksi bebas dari risiko audit.

Skor Kepatuhan

1 Kelengkapan Berkas Transaksi

Bukti yang Diuji: Kesesuaian fisik kuitansi, faktur, BAST, dan bukti setor bank

Mitigasi Risiko: Arsip tidak lengkap sehingga gugur saat pemeriksaan audit

2 Keterlacakan Indeks (Traceability)

Bukti yang Diuji: Nomor register arsip cocok dengan nomor BKU dan transaksi ARKAS

Mitigasi Risiko: Dokumen hilang atau tercecer saat diminta BPK/Inspektorat

3 Integritas & Keaslian Bukti Fisik

Bukti yang Diuji: Tanda tangan asli, cap stempel basah rekanan, dan keaslian meterai

Mitigasi Risiko: Pemalsuan bukti transaksi atau duplikasi SPJ

4 Keamanan Akses Repositori

Bukti yang Diuji: Buku log peminjaman arsip fisik dan access-log server digital

Mitigasi Risiko: Akses tanpa izin, perubahan dokumen sepihak, atau kebocoran dokumen

5 Keberadaan Salinan Cadangan (Backup)

Bukti yang Diuji: Log sinkronisasi cadangan di cloud/storage terpisah

Mitigasi Risiko: Kehilangan data akibat bencana fisik (kebakaran/banjir/rusak)

6 Kecepatan Penyajian Data Pemeriksaan

Bukti yang Diuji: Simulasi uji petik penarikan 5 SPJ acak dalam waktu < 10 menit

Mitigasi Risiko: Keterlambatan pemenuhan permintaan dokumen oleh auditor

7 Kepatuhan Masa Retensi Dokumen

Bukti yang Diuji: Daftar arsip aktif dan inaktif yang disimpan minimal 5 tahun

Mitigasi Risiko: Pemusnahan dini dokumen keuangan yang belum kedaluwarsa hukum

Pemeriksaan Sedang Berlangsung

Pilihlah seluruh titik kendali di atas untuk melanjutkan ke pengesahan resmi.

Otorisasi & Pengesahan Hasil Simulasi

Simulasi alur SOP-20 telah lolos verifikasi prosedur dan pengendalian intern SPIP. Lakukan penandatanganan resmi untuk menerbitkan Berita Acara.

Tahap 1: Disusun

Ketua Tim SPMI

Ni Wayan Martini, S.Pd, M.Pd

Tahap 2: Diperiksa

Bendahara BOSP

Dewa Ayu Pramitasari, A.Md

Tahap 3: Disahkan

Kepala Satuan Pendidikan

I Komang Purwata, S.Pd., M.Pd.

Pemerintah Provinsi Bali

Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olahraga

SMK Negeri 1 Mas Ubud

Lembar Kendali & Berita Acara Simulasi Pelaksanaan SOP

Berita Acara Simulasi Pengendalian Intern SOP

Nomor: BA.SIM/2026/SOP-20/SMKN1MAS

Pada hari ini, , telah diselenggarakan simulasi alur kerja dan pengujian sistem pengendalian intern untuk instrumen:

• Nama SOP : SOP MANAJEMEN ARSIP DAN AUDIT TRAIL BOSP

• Nomor SOP: B.10.400.3/4519/SMKN 1 Mas Ubud/Dikpora

• Hasil Uji Titik Pengendalian SPIP: 100% MEMENUHI SYARAT (LOLOS)

• Pelaksana Uji: Bendahara BOSP

Berdasarkan hasil uji petik simulasi di atas, seluruh tahapan prosedur, kelengkapan berkas bukti, dan mitigasi risiko telah terpenuhi secara memadai sesuai ketentuan regulasi Permendikdasmen No. 8/2026 dan Pergub Bali No. 31/2025.

Pelaksana Verifikasi:

Dewa Ayu Pramitasari, A.Md

NIP. 19880102 202012 2 003

Mengesahkan, Kepala Sekolah:

I Komang Purwata, S.Pd., M.Pd.

NIP. 19861216 200903 1 004

Selesai & Pilih SOP Lain